Хранить полвека. И даже больше

Обеспечение сохранности документов – одна из задач районного архива. Читая и изучая документы, можно найти ответ практически на любой вопрос. Бережно хранятся и активно пополняются документы по личному составу: здесь можно по запросу граждан найти любую информацию, относящуюся к роду деятельности человека.

Архив документов по личному составу считается достаточно молодым фондом. Он начал формироваться в 90-е годы, когда в стране объявили перестройку. На предприятиях и в организациях района, равно как и по всей стране, активно шли реорганизация, приватизация и ликвидация. Чтобы предотвратить утрату  документов и защитить законные права граждан, решением главы администрации Гулькевичского района 3 февраля 1993 года был создан архив по личному составу.

Уже в первый месяц его работы на хранение поступило 764 документа из  6 фондов, а нынче в нашем архиве сформированы 283 фонда. В них содержится 17675 документов. Все описи документов и справочный материал оцифрованы, что позволят специалистам архивного отдела сократить время поиска необходимой информации.

Чтобы жители района смогли познакомиться с перечнем имеющихся документов, мы регулярно размещаем на сайте архивного отдела реестр документов с указанием наименования фонда и дат. В установленный законом срок мы выполняем запросы жителей. Так, за прошлый год было выполнено 1215 заявок, поступивших от организаций и граждан, а  уже за 8 месяцев текущего года – 762 запроса.

В рамках электронного взаимодействия с отделением пенсионного фонда в Гулькевичском районе исполнено в прошлом году 600 запросов. А в этом году заявок оказалось еще больше. Это очень удобная форма работы, так как намного сокращает сроки выполнения запросов. Жителям при такой форме обслуживания нет необходимости обращаться в архив, что делает обслуживание более  качественным и доступным.

Кроме того, прием заявлений на выполнение запросов граждан мы принимаем через МФЦ, в электронном виде на адрес архивного отдела. Такая форма работы себя полностью оправдывает.

Для тех, кто больше хочет знать о работе архивов, следует помнить также о том, что в Федеральный закон №125 от 22 октября 2004 года с марта нынешнего года внесены изменения. Существенно дополнена и статья 22 данного закона. Теперь документы, созданные до 2003 года хранятся в государственных органах, в органах местного самоуправления, а также в организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Срок хранения – 75 лет.

Документы также хранятся в  государственных и муниципальных архивах, в которые поступают все сведения по личному составу ликвидированных государственных органов местного самоуправления, государственных муниципальных организаций. Они хранятся с даты поступления до истечения 75-летнего срока. В иных организациях срок хранения такой же.

Документы по личному составу, созданные, начиная с 2003 года, хранятся в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования. Срок их хранения, предусмотренный по законодательству, от даты поступления – 50 лет. В архивах, созданных после 2003 года, также хранятся документы ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций.

Имеют право хранить документы по личному составу и ведомственные архивы предприятий и организаций различной формы собственности. В этих архивах должен соблюдаться порядок комплектования, выполняться все требования по хранению документов. В перечень таких документов входят приказы руководителя предприятия о приеме и увольнении работников, личные карточки формы Т-2, ведомости или лицевые счета по заработной плате и т.д.

Специалисты кадровой службы обязаны знать требования по правильному заполнению трудовой книжки и четко их выполнять. Этот пакет документов поможет человеку при выходе на пенсию, а также облегчит работу специалистов архивного отдела выполнить  тот или иной зарос.